Lecciones aprendidas en proyectos de renovación de equipo de cómputo

Renovar el parque tecnológico es una necesidad recurrente en la mayoría de las organizaciones. Ya sea por obsolescencia técnica, actualización de sistemas operativos, mejoras en productividad o políticas de ciclo de vida de activos, cada cierto tiempo es necesario reemplazar equipos de cómputo y gestionar la salida de los equipos obsoletos.

A lo largo de múltiples proyectos de renovación, ciertas prácticas han demostrado ser consistentemente efectivas para reducir riesgos, optimizar costos y garantizar el cumplimiento normativo. A continuación se comparten las principales lecciones aprendidas.

1. Planificar con anticipación la salida de equipos

Una de las lecciones más importantes es que la gestión de equipos obsoletos debe planificarse desde el inicio del proyecto de renovación, no al final.

Buenas prácticas:

• Definir desde el inicio del proyecto quién será responsable de gestionar los equipos obsoletos
• Incluir en el presupuesto los costos de recolección, transporte y disposición final
• Establecer un cronograma que considere tiempos de desinstalación, almacenamiento temporal y recolección
• Coordinar con el área de TI y el área ambiental para alinear objetivos

Riesgo de no hacerlo: Los equipos se acumulan sin destino claro, ocupan espacio, generan riesgos de seguridad de la información y pueden derivar en incumplimientos regulatorios.

2. Realizar un inventario detallado antes de la renovación

Conocer con precisión qué equipos serán reemplazados permite dimensionar el proyecto de gestión de residuos y evitar sorpresas durante la ejecución.

Buenas prácticas:

• Generar un inventario con número de activo, marca, modelo, número de serie y ubicación física de cada equipo
• Clasificar los equipos por tipo (computadoras de escritorio, laptops, monitores, impresoras, servidores)
• Identificar equipos que contengan discos duros u otros medios de almacenamiento
• Registrar el estado físico de los equipos (funcional, dañado, desarmado)

Beneficio: Facilita el control durante la recolección, permite comparar lo entregado vs. lo recibido por el gestor y asegura trazabilidad completa.

3. Priorizar la seguridad de la información

En todos los proyectos exitosos, la destrucción certificada de información es un requisito no negociable.

Buenas prácticas:

• Solicitar al gestor de residuos un servicio de borrado seguro de datos o destrucción física de discos duros
• Definir el método de destrucción según el nivel de sensibilidad de la información (borrado por software, desmagnetización, trituración)
• Exigir certificados de destrucción individualizados por equipo o por lote
• Involucrar al área de seguridad de la información en la definición de requisitos

Riesgo de no hacerlo: Fuga de información confidencial, sanciones regulatorias, pérdida de confianza de clientes y usuarios.

4. Seleccionar gestores con autorización vigente

Trabajar con proveedores autorizados no solo cumple con la ley, sino que garantiza procesos ambientalmente responsables.

Buenas prácticas:

• Verificar que el gestor cuente con autorización estatal o federal para manejo de residuos de manejo especial o peligrosos
• Solicitar copia de la autorización vigente y confirmar que incluya las categorías de residuos que se generarán
• Preferir gestores que cuenten con certificaciones de calidad o ambientales (ISO 9001, ISO 14001, R2, e-Stewards)
• Revisar antecedentes y referencias de otros proyectos similares

Beneficio: Reduce riesgos legales y asegura que los residuos se manejen de forma responsable y trazable.

5. Coordinar logística de recolección con áreas operativas

La logística de recolección puede convertirse en un cuello de botella si no se coordina adecuadamente con las áreas involucradas.

Buenas prácticas:

• Definir un punto de concentración temporal para los equipos obsoletos
• Establecer horarios de recolección que no interfieran con las operaciones diarias
• Asignar personal de apoyo para carga, etiquetado y control de salida de equipos
• Solicitar al gestor un formato de entrega-recepción detallado que ambas partes firmen al momento de la recolección

Riesgo de no hacerlo: Retrasos en el proyecto, confusión en la identificación de equipos, pérdida de control sobre lo entregado.

6. Documentar todo el proceso

La documentación es esencial para auditorías, reportes de sostenibilidad y cumplimiento regulatorio.

Buenas prácticas:

• Conservar inventarios iniciales y finales
• Archivar comprobantes de recolección (tickets de báscula, manifiestos de transporte)
• Solicitar y resguardar certificados de reciclaje o disposición final
• Tomar fotografías del proceso de almacenamiento, carga y recolección
• Generar un reporte ejecutivo del proyecto con indicadores de volumen, tasa de reciclaje y materiales recuperados

Beneficio: Facilita auditorías futuras, permite reportar resultados en informes de sostenibilidad y sirve como base para mejorar procesos en futuras renovaciones.

7. Evaluar opciones de valorización y reúso

No todos los equipos obsoletos deben ir directamente a reciclaje. Algunas organizaciones han encontrado valor en opciones alternativas.

Buenas prácticas:

• Identificar equipos que aún funcionen y puedan ser reacondicionados para donación o venta
• Establecer políticas claras para donación que incluyan borrado de datos y entrega de constancias
• Explorar modelos de economía circular como reacondicionamiento para uso en áreas no críticas
• Evaluar beneficios fiscales asociados a donaciones debidamente documentadas

Beneficio: Reduce volumen de residuos, extiende la vida útil de equipos funcionales y genera valor social o económico adicional.

8. Capacitar al personal involucrado

El éxito de un proyecto de renovación depende en gran medida de que las personas involucradas comprendan su rol y responsabilidades.

Buenas prácticas:

• Realizar sesiones de capacitación para explicar el proceso, cronograma y responsabilidades
• Compartir lineamientos de seguridad de la información con el personal que maneja equipos
• Establecer un punto de contacto claro para resolver dudas durante la ejecución
• Comunicar los resultados del proyecto al finalizar para reforzar el valor de la gestión responsable

9. Medir y reportar resultados

Los proyectos exitosos no solo cumplen con el objetivo operativo, sino que también generan datos útiles para la mejora continua.

Indicadores clave:

• Total de equipos gestionados (por tipo y por peso)
• Porcentaje de equipos enviados a reciclaje vs. otras vías de valorización
• Cantidad de materiales recuperados (metales, plásticos, vidrio)
• Tiempo total del proyecto desde planeación hasta cierre documental
• Cumplimiento de cronograma y presupuesto

Conclusión

Renovar el parque tecnológico es una oportunidad para demostrar compromiso con la sostenibilidad, la seguridad de la información y el cumplimiento normativo. Las organizaciones que integran la gestión de equipos obsoletos desde la planeación del proyecto logran mejores resultados, reducen riesgos y optimizan costos.

Aplicar las lecciones aprendidas de proyectos anteriores permite evitar errores comunes y construir un proceso eficiente que puede replicarse en futuras renovaciones.